Politeknik Elektronika Negeri Surabaya (PENS) adalah politeknik yang memiliki banyak relasi di berbagai tempat. Dalam melaksanakan kegiatan kerjasama di luar politeknik, maka Karyawan dan Dosen PENS diberikan perintah untuk mengikuti atau melaksanankan berbagai rangkaian acara yang di adakan oleh relasi tersebut. Setelah diberi perintah oleh atasan untuk datang pada acara itu, karyawan dan dosen akan mendapatkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang akan dibawa untuk meminta tandatangan dari salah satu relasi yang mengadakan acara itu dan membawanya kembali ke PENS sebagai bukti bahwa telah menghadiri acara tersebut. Dengan semakin banyaknya kegiatan yang di lakukan di luar PENS, maka semakin banyak pula permintaan pengajuan SPPD yang harus dibuat. Pengajuan SPPD yang dilakukan sebelum berangkat dinas, memang masih manual dan dilakukan dengan cara menemui langsung petugas yang menangani perjalanan dinas. Penyerahan bukti SPPD yang telah dibawa, dikembalikan dengan cara manual pula. Proses pembuatan SPPD memakan waktu yang lama karena proses penyerahan bukti yang terlambat dan penandatanganan kwitansi SPPD yang tidak segera dilakukan.Untuk mempermudah dan mempercepat jalannya pertanggungjawaban atau SPJ, maka dibuatlah aplikasi untuk mengajukan SPPD melalui web yang dapat langsung diterima oleh admin tanpa harus menemuinya beberapa kali. Ketika menyerahkan bukti, orang yang berangkat sudah mencetak dan menandatangani kwitansi SPPD yang telah diajukan, sehingga proses SPJ-nya dapat berjalan dengan cepat dan efisien. Dari hasil permasalahan diatas, dapat disimpulkan bahwa, dengan adanya aplikasi atau sistem informasi manajemen ini, pengajuan SPPD dan proses proses yang dilakukan manual, dapat teratasi dengan otomatis oleh sistem. Sehingga pekerjaan admin yang lain tidak terganggu, hanya karena mengerjakan SPPD saja.