Dokumentasi merupakan sebuah kegiatan yang sangat penting dalam sebuah instansi untuk merekam kegiatan beserta informasi penting di dalamnya secara cepat dan akurat agar dokumentasi tersebut layak diakses oleh masyarakat umum, sehingga eksistensi sebuah instansi diakui oleh masyarakat umum. Namun, pengelolaan dokumentasi yang tentunya memiliki jumlah yang banyak dengan informasi yang berlimpah pula, kurang efektif dan efisien dalam pengelolaannya secara manual karena masyarakat tidak dapat mengakses secara langsung dokumentasi yang mereka butuhkan dan para petugas dalam kegiatan pendokumentasian masih kurang terpantau. Oleh karena itu, dibuatlah sebuah sistem informasi pengelolaan dokumentasi agar kegiatan dokumentasi menjadi lebih efektif dan efisien dengan studi kasus Biro Humas dan Protokol Pemprov Jatim. Sistem informasi ini berbasis mobile web, agar masyarakat dapat mengakses dokumentasi online dimana saja dan kapan saja dari laptop maupun smartphone karena telah didesain responsive dengan berbagai platform. Selain masyarakat yang dapat mengakses dokumentasi dimana saja online, kegiatan pendokumentasian menjadi lebih terpantau dalam hal jadwal penugasan, anggaran masuk dan keluar di setiap penugasan, dan tingkat kinerja tiap petugas dalam sebuah grafik. Dengan adanya sistem informasi ini, instansi menjadi lebih maju dalam pengelolaan dokumentasi. Dengan majunya pengelolaan dokumentasi, maka eksistensi Biro Humas dan Protokol Pemprov Jatim di masyarakat maupun di instansi lain menjadi meningkat.