Kantor Kementerian Agama Kabupaten Jombang kini menemui hambatan dalam pengaturan undangan serta rapat yang dikelola secara manual mengakibatkan penyebaran informasi kurang optimal, dokumentasi tidak terpadu, dan prosedur penulisan notulensi memakan durasi yang panjang. Penelitian ini menciptakan Sistem Informasi Rapat dan Notulensi berbasis web (SIRANA KEMBANG) memakai Flask dan MySQL untuk mengelola undangan digital, persetujuan admin, pengiriman undangan melalui email, konfirmasi kehadiran, pemantauan riwayat rapat, serta pembuatan notulen otomatis berbasis model Whisper yang mengubah rekaman audio menjadi teks. Pengujian menunjukkan bahwa model Whisper Large-V3 melalui API Groq menghasilkan rata-rata Word Error Rate (WER) sebesar 5,19 persen, sedangkan evaluasi ringkasan menggunakan ROUGE memperoleh skor rata-rata 0,4440 ROUGE 1, 0,2258 ROUGE 2, dan 0,2818 ROUGE L. Hasil uji System Usability Scale atau SUS memperoleh skor rata-rata 82,67 dengan kategori Excellent nilai Grade A, sementara pengujian Blackbox menyatakan seluruh fitur berjalan sesuai kebutuhan pengguna. Berdasarkan hasil tersebut, SIRANA KEMBANG mampu mendukung digitalisasi pengelolaan rapat di Kantor Kementerian Agama Kabupaten Jombang melalui pengelolaan undangan yang terintegrasi, transkripsi yang akurat, serta notulen otomatis yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi rapat.